Як автоматизувати оформлення ТТН і скоротити час на відвантаження товарів
Для компаній, які щодня відвантажують десятки або сотні замовлень, оформлення товарно-транспортних накладних нерідко стає одним із найбільш трудомістких процесів. Навіть якщо облік автоматизований, ТТН часто доводиться заповнювати вручну: переносити реквізити відправника й одержувача, інформацію про вантаж, транспортний засіб та інші дані.
Сучасний підхід до автоматизації передбачає, що документи повинні формуватися автоматично на основі вже наявної інформації в обліковій системі. Саме тому дедалі більше підприємств впроваджують спеціалізовані модулі для автоматичного формування ТТН.
Ризики для бізнесу при ручному оформленні ТТН
Коли компанія виконує кілька перевезень на день, ручне заповнення документів може не створювати значних труднощів. Але зі збільшенням обсягів роботи ситуація змінюється.
Менеджерам доводиться багаторазово переносити однакові дані, перевіряти правильність реквізитів, контролювати відповідність документа чинним вимогам законодавства. Будь-яка помилка може призвести до необхідності переоформлення документів або затримки доставки.
Особливо це відчувають дистриб’ютори, виробничі підприємства та оптові компанії, де оформлення транспортних документів є щоденною операцією.
У чому переваги автоматичного формування ТТН
Автоматизація не лише прискорює роботу співробітників, а й підвищує якість документообігу.
Найважливіші переваги такого підходу:
- скорочення часу на оформлення транспортних документів;
- мінімізація помилок, пов’язаних із ручним введенням інформації;
- використання даних, які вже є в обліковій системі;
- єдиний підхід до оформлення документів;
- швидша підготовка відвантажень.
У результаті працівники займаються контролем процесу, а не механічним перенесенням інформації між документами.
Модуль автоматичного формування ТТН: як це працює
Після оформлення документів реалізації більшість необхідних даних уже знаходиться в інформаційній системі. Це реквізити контрагента, адреса доставки, перелік товарів, їхня кількість, вага та інші параметри.
Саме ці дані можуть використовуватися для автоматичного формування товарно-транспортної накладної без повторного введення.
Наприклад, модуль для створення ТТН дозволяє заповнювати документ відповідно до чинних вимог законодавства України, використовуючи інформацію, яка вже міститься в BAS. Завдяки цьому значно скорочується кількість ручних операцій і зменшується ризик помилок під час оформлення перевезень.
Кому буде корисне таке рішення
Найбільший ефект від автоматизації отримують компанії, де щодня формується велика кількість відвантажень.
Зокрема це:
- дистриб’юторські компанії;
- виробничі підприємства;
- гуртові постачальники;
- логістичні оператори;
- компанії з власною службою доставки.
Чим більший документообіг, тим швидше окупається автоматизація оформлення ТТН.
Автоматизація документообігу — це не лише економія часу. Це ще й можливість зменшити кількість помилок, прискорити відвантаження товарів та зробити бізнес-процеси більш керованими.
Якщо компанія регулярно оформлює товарно-транспортні накладні вручну, варто переглянути цей процес. Використання спеціалізованого модуля для автоматичного формування ТТН дозволяє позбутися рутинної роботи, скоротити навантаження на персонал і забезпечити швидке створення документів відповідно до чинних вимог законодавства.
